Assistant(e) d'élu et de Direction :

Une ville d’Ile de France
Proche de Paris et en pleine mutation, qui mène une politique d’aménagement de son territoire,
portée par un grand projet urbain à long terme. La commune ambitionne de devenir la première villejardin de Seine-Saint-Denis, tout en préservant son cadre pavillonnaire.
recherche son Assistant d’élu et de direction (H/F)

Poste


Sa mission principale est d’assurer le secrétariat des élus et DGST, d’assister les élus et DGST
en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de
classement et suivi des dossiers

MISSIONS ET ACTIVITES :

• Planification et suivi des dossiers
• Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous
• Assurer l’organisation logistique, la préparation et le suivi des réunions et missions
• Assurer la gestion des déplacements
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de travaux bureautiques
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Rédiger des documents administratifs
• Rédiger des comptes rendus de réunion
• Suivi des parapheurs
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Orienter, conseiller vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Assurer l’interface avec les différents interlocuteurs internes et externes
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents

Profil


Cadre d’emploi : Adjoint administratif,

• Environnement professionnel
• Organisation de la collectivité
• Techniques de communication
• Techniques de secrétariat
• Règles d’orthographes, syntaxe et grammaire
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Evaluer et hiérarchiser les besoins
• Savoir planifier et respecter les délais
• Savoir gérer les aléas
• Accueillir
• Discrétion
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Sens de l’initiative
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens de la confidentialité