Responsable des Assemblées (H/F) :

Un Etablissement Public Territorial
recherche un Responsable des Assemblées (H/F)

Poste


Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services et au sein du pôle moyens généraux, vous œuvrez pour le bon enchainement des différentes étapes de chaque instance décisionnelle et politique (commissions territoriales, bureaux et conseils de Territoire) avec les objectifs de sécurité juridique, de fiabilité des procédures, le bon déroulement des assemblées et le traitement exécutoire de leurs délibérations.


Missions :

En tant que Responsable des Assemblées, vous êtes chargé(e) de :

- Assurer la préparation, la gestion et le suivi des assemblées,
- Élaborer le rétro planning anticipant le déroulement des assemblées et veiller au respect des échéances de transmission des documents,
- Effectuer le pré-contrôle administratif de l'ensemble des documents inscrits à l'ordre du jour des séances (cohérence des pièces et du contenu, validations des instances consultatives, compétence de l'organe délibérant),
- Préparer et envoyer les ordres du jour, les convocations et les dossiers de séance,
- Piloter l'organisation matérielle des assemblées en relation avec les villes du territoire,
- Mettre en forme les procès-verbaux liés à l'ensemble des assemblées,
- Assurer la prise en charge des actes transmissibles au contrôle de légalité et le rendu exécutoire des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations),
- Formaliser et mettre en signature les actes,
- Télétransmettre au contrôle de légalité,
- Organiser et assurer la publication et publicité régulière des actes,
- Assurer le suivi des actes rendus exécutoires en lien avec les services et les partenaires de l'Etablissement public territorial,
- Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)

Les activités secondaires :
- Apporter une assistance aux services pour la préparation de leur dossier,
- Assurer le suivi des registres et des archives,
- Coordonner l'élaboration du rapport d'activité,
- Assurer une veille juridique et réglementaire.

Profil


- De formation supérieure, vous disposez d'une solide culture administrative et justifiez d'une expérience réussie de Direction Générale de collectivité territoriale,
- Niveau Bac+3 ou expérience dans un poste similaire (3 ans),
- Bonne connaissance de l'environnement territorial et du cadre juridique des actes administratifs,
- Bon niveau d'orthographe et capacités rédactionnelles,
- Maîtrise des outils collaboratifs,
- Connaissance du progiciel Docapost Fast appréciée,
- Discrétion professionnelle,
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Respect des délais et des procédures,
- Aptitude au travail collaboratif et bon relationnel (élus, services),
- Aptitude à gérer le stress, à travailler dans l'urgence et capacité à établir des priorités.