Responsable administratif du pilotage de la Faculté de Santé (F/H) :

L'Université Paris-Est Créteil Val de Marne
recherche un
Responsable administratif du pilotage de la Faculté de Santé (F/H)

Poste


Environnement professionnel :

La Faculté de Santé, ancienne Faculté de Médecine ayant intégré un pôle important de formations paramédicales, se lance en 2022 dans un ambitieux projet de réorganisation de sa structuration et de ses modes de fonctionnement.

Missions :

Au sein de la Faculté de Santé, et placé sous la double responsabilité de son Doyen et du Directeur général des services de l'Université, le responsable de l'administration et du pilotage de la Faculté de Santé a pour mission d'organiser et de conduire la mise en œuvre des orientations stratégiques de la composante, en cohérence avec les axes politiques de l'établissement.

Membre de la direction, il contribue à la définition des projets d'évolution et d'amélioration sur tous les sujets d'organisation administrative et scientifique.

Il assure le pilotage et la coordination de tous les services de la composante :
- En responsabilité directe concernant les services supports et projets
- En délégation pour les services d'appui à l'enseignement et à la recherche en assumant la responsabilité fonctionnelle et hiérarchique des deux responsables administratifs dédiés à ces 2 domaines.

Il est un interlocuteur privilégié des tutelles et des partenaires dans les principaux domaines d'activité de l'administration : finances - RH - patrimoine immobilier et logistique notamment.

Le responsable de l'administration et du pilotage de la Faculté de Santé est en charge directe de trois domaines:
- MOYENS - Coordonner les activités et services de la composante dédiés aux moyens (financier - RH - intérieur et technique - affaires générales et communication - DUFMC)
- PILOTAGE - Etre membre actif de l'équipe de direction de la composante et permettre l'aide à la décision éclairée par la constitution d'outils de pilotage
- ACCOMPAGNEMENT ADMINISTRATIF DES PROJETS INNOVANTS - Etre le relais administratif de tous les projets transversaux dans leur phase de conception et en assurer ensuite un suivi, en lien avec les porteurs de projets.

Activités principales :

Et notamment pour la partie pilotage
- Participer à la conception et la mise en œuvre des orientations stratégiques en lien étroit avec la Direction de la composante
- Assister le Doyen, le conseiller et le représenter auprès des partenaires, des tutelles et de leurs directions fonctionnelles
- Coordonner et établir les demandes de moyens auprès des tutelles et de l'université, la préparation du dialogue de gestion et en assurer le suivi d'exécution
- Assurer l'interface entre les différents acteurs du site, et notamment : l'APHP, l'hôpital Henri Mondor et les hôpitaux rattachés, l'Ecole Nationale Vétérinaire d'Alfort (ENVA), la région, l'ARS et les collectivités territoriales
- Assurer l'interface avec les services compétents de l'Université (DGS - DRH - DAF - DPDD notamment)
- Concevoir et mettre en place des indicateurs de pilotage spécifiques et proposer des plans d'action
- S'assurer de la mise en place de procédures harmonisées, notamment pour faciliter le contrôle interne et la continuité de service
- Conduire une démarche qualité dans la structure
- Encadrer les 2 cadres A en charge de l'enseignement et de la recherche au sein de la composante : Responsable administratif en charge de l'enseignement et Responsable administratif en charge de la recherche

Et notamment pour la partie moyens
- Superviser et coordonner le fonctionnement des services support dédiés aux moyens
- Proposer, définir et mettre en œuvre la politique des ressources humaines adaptée à la stratégie des tutelles
- Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relais des informations en interne
- Encadrer les cadres responsables des services support (6 actuellement : service RH - service financier - DUFMC - service intérieur - service technique - service communication et affaires générales)

Et notamment pour la partie accompagnement des projets innovants
- Mettre en place une démarche d'ingénierie (montage) et de management (fonctionnement) des projets structurants portés par la composante
- Superviser le suivi des projets
- Evaluer les projets
- Encadrer fonctionnellement les porteurs administratifs des projets en cours (Campus des Métiers - EUR Live - Chaire handicap …)
- Accompagner les équipes lors des projets immobiliers (rénovation des locaux et construction du bâtiment recherche) : piloter les phases de déménagement, transferts, la communication afférente et être l'interlocuteur privilégié de la Direction du patrimoine et du développement durable sur ces chantiers.

Et plus précisément dans la phase de travail de réorganisation de la Faculté de Santé initiée en 2022 :
- Assurer l'interface et collaborer activement, en lien avec la Direction générale des services, avec le cabinet en charge de l'accompagnement de ce changement
- Piloter les projets d'évolution technique ou organisationnelle nécessaires au sein de la structure
- Suivre l'audit réalisé dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations
- Planifier et contrôler la mise en œuvre des moyens financiers et humains nécessaires à la réalisation des objectifs.

Profil


Compétences requises :

Connaissances
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Environnement et réseaux professionnels
- Méthodologie de conduite de projet
- Politique de recherche et d'innovation
- Techniques de conduite du changement
- Droit public - Droit des contrats
- Connaissances budgétaires générales

Compétences opérationnelles
- Piloter une structure
- Piloter un projet - Mener un projet transversal et partenarial
- Animer un réseau - un groupe
- Savoir représenter l'établissement
- Jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance
- Mettre en œuvre un système de contrôle de gestion
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Piloter des prestataires

Compétences comportementales et relationnelles
- Autonomie et disponibilité
- Analyse et synthèse
- Capacité de conceptualisation
- Capacité de prospective
- Capacité à développer une vision stratégique
- Agilité dans un environnement très évolutif
- Capacités avérées de diplomatie, négociation, communication
- Excellent aptitude aux relations humaines et au travail en équipe

Une expérience d'activité d'appui à la stratégie et au pilotage au sein d'une structure comparable serait fortement appréciée.
Des déplacements sur les différents sites d'implantation de la Faculté de Santé sont ponctuellement nécessaires.