Assistant de Direction (H/F)
Offres d'emploi
Une Fondation reconnue d'utilité publique de 72 établissements qui intervient dans les secteurs sanitaire, social et médico-social localisée à Paris recrute un Assistant de Direction.
- Assurer le secrétariat général : filtrage téléphonique, accueil des rendez-vous, gestion des boites mail Directeur Général et Directrices Générales Adjointes,
- Gérer le courrier entrant/sortant de la Direction Générale et orienter, en lien avec le Secrétariat général, les courriers à destination des autres services,
- Centraliser, contrôler et relire systématiquement les courriers internes transmis pour signature à la Direction Générale ; demander les compléments ou corrections nécessaires auprès des services,
- Gérer l'agenda du Directeur Général et des Directrices Générales Adjointes : prévisionnel, mise à jour des agendas électroniques partagés, recherche de dates de réunions, gestion et suivi des modifications,
- Anticiper et organiser les déplacements,
- Préparer et organiser les réunions : convocation, préparation des dossiers, réservation des salles,
- Rédiger et/ou mettre en forme notes, courriers, comptes-rendus/PV de réunions...,
- Participer au pôle d'assistante en réalisant les tâches de secrétariat émanant d'autres services selon les besoins,
- Classer régulièrement et archiver les dossiers du Directeur Général et des Directrices Générales Adjointes,
- Gérer et suivre les représentations de la Direction Générale auprès d'organismes et institutions extérieures (invitations, inaugurations, cérémonies officielles) et suivre les participations aux instances décisionnelles des structures dont la Fondation est membre (FEHAP, …)
Savoir :
Bonne connaissance des missions, des métiers et des différents services d'établissement du secteur social, médico-social et sanitaire appréciée.
Savoir-faire :
Très bonne maîtrise du pack office et excellente expression orale et écrite.
Savoir-être :
Grande autonomie, prise de responsabilités et d'initiatives, forte disponibilité, aptitude à gérer les priorités, réactivité, rapidité d'exécution, respect de la confidentialité, diplomatie, aptitude à travailler en équipe.
Poste
En tant qu'Assistant de Direction vos missions seront :- Assurer le secrétariat général : filtrage téléphonique, accueil des rendez-vous, gestion des boites mail Directeur Général et Directrices Générales Adjointes,
- Gérer le courrier entrant/sortant de la Direction Générale et orienter, en lien avec le Secrétariat général, les courriers à destination des autres services,
- Centraliser, contrôler et relire systématiquement les courriers internes transmis pour signature à la Direction Générale ; demander les compléments ou corrections nécessaires auprès des services,
- Gérer l'agenda du Directeur Général et des Directrices Générales Adjointes : prévisionnel, mise à jour des agendas électroniques partagés, recherche de dates de réunions, gestion et suivi des modifications,
- Anticiper et organiser les déplacements,
- Préparer et organiser les réunions : convocation, préparation des dossiers, réservation des salles,
- Rédiger et/ou mettre en forme notes, courriers, comptes-rendus/PV de réunions...,
- Participer au pôle d'assistante en réalisant les tâches de secrétariat émanant d'autres services selon les besoins,
- Classer régulièrement et archiver les dossiers du Directeur Général et des Directrices Générales Adjointes,
- Gérer et suivre les représentations de la Direction Générale auprès d'organismes et institutions extérieures (invitations, inaugurations, cérémonies officielles) et suivre les participations aux instances décisionnelles des structures dont la Fondation est membre (FEHAP, …)
Profil
Formation(s) et/ou expérience professionnelle requises : Bac + 2 assistant(e) de direction/assistant(e) de gestion/assistant de manager, 3 à 5 ans d'expérience minimum dans un poste d'assistant de direction,Savoir :
Bonne connaissance des missions, des métiers et des différents services d'établissement du secteur social, médico-social et sanitaire appréciée.
Savoir-faire :
Très bonne maîtrise du pack office et excellente expression orale et écrite.
Savoir-être :
Grande autonomie, prise de responsabilités et d'initiatives, forte disponibilité, aptitude à gérer les priorités, réactivité, rapidité d'exécution, respect de la confidentialité, diplomatie, aptitude à travailler en équipe.
Informations Offre d'Emploi :
Ref: 9830C-SF16/11/2023
